Innan man ansöker
Det är lätt att springa iväg när en möjlighet har kommit att stå värd för ett evenemang. Men ta lite tid att jobba strategiskt innan ni ger er in i ansökan.
När ni landat i vad legacy är kan en utgångspunkt vara att titta på legaysyschemat. Ladda ner och fyll i. Vilken legacy kan ni identifiera? Kanske plockar ni upp schemat varannan vecka och ser över status på ert legacyarbete? Tanken är att legacyschemat skapar en kartläggning av möjlig legacy för att få en bild av vad ni siktar på.
Det är viktigt att tänka på den negativa legacy man kan få så att man i förhand kan bygga strategier för att minimera eller helt eliminera de negativa effekterna. Positiv legacy kan också användas som viktiga argument för att mobilisera ett intresse i samhället. Om man använder positiv legacy som argument för att få stöd så måste man också tänka på det ansvar man då tar på sig. Svikna löften minns man ofta länge.
Det är också innan man ansöker om att arrangera ett evenemang som allianser och stöd måste cementeras. Politiskt stöd, sponsorer, volontärer, företag och allmänhet måste involveras och garantier för arbete med legacy måste finnas innan man fattar beslutet att man skall arrangera ett evenemang. Med hjälp av positiv media och gott humör kan man kanske knyta stöd och hjälp till sig efter beslutet men det är mycket riskfyllt att förlita sig på detta. Risken är stor att man sitter med evenemanget i sitt knä och måste tigga sig fram och pruta på legacy aktiviteter om man inte har säkrat sig med avtal innan beslutet tas om att arrangera evenemanget.
När man förbereder för evenemanget
Nu kommer hela evenemangets aspekter in i bilden och i kombination med att följa de sju kapitalen finns mycket att tänka på och reflektera över.
Att skapa legacy utifrån vad ni själva ser vara viktigt för ert specifika evenemang kräver resurser. Att skapa en organisation som ansvarar för de aktiviteter ni bestämmer er för, såväl på som utanför tävlingsarenan, är nyckeln till att lyckas. Det är lätt att fokusera på kärnuppgifterna men lika viktigt för att lyckas i sitt legacyarbete är att lägga resurser på de projekt och aktiviteter som man vill ska leva kvar efter att evenemanget är genomfört.
Mycket intresse riktas nu mot det fysiska kapitalet. Är arenan i gott skick, behövs fler läktarplatser, parkeringsplatser osv? Ett legacy perspektiv ger mer förnuftiga beslut. Är det inte bättre att renovera träningsanläggningar och bygga tillfälliga läktarplatser än att bygga ut arenan till en storlek som inte kommer att behövas efter evenemanget? Kan arenan byggas om inför evenemanget på ett sätt så att den kan användas till fler typer av evenemang efteråt? Vilka allianser har man skapat som kan involveras och finansiera byggnationerna och vilka tankar har de angående framtida bruk och legacy?
Ett fokus på hållbarhet måste också återspeglas i planeringen. En systematisk genomgång av de 17 målen för agenda 2030 lägger en grund för arbetet. Riksidrottsförbundet har också producerat utmärkt material ”Hållbara aspekter – att inspireras av” som kan vara till stor nytta. En workshop där pressen är inbjuden kan signalera ambitionerna. Detta bör också leda till att man förbinder sig till att vidta nödvändiga åtgärder för att skapa ett hållbart evenemang. Risken att anklagas för ”green washing” dvs göra endast enkla saker och prata mer om det än man egentligen gör måste arrangören försöka undvika. Detta ger god legacy som ett hållbart evenemang och är positivt för naturkapitalet. Dessutom ger detta arbete också legacy i form av humankapital när arrangörerna får kunskap och erfarenhet av att skapa hållbara evenemang.
Medarrangörer och sponsorer måste också involveras i hållbarhetsarbetet för att vårda naturkapitalet. För många sponsorer är ett hållbart evenemang mycket värt och sponsorer, liksom vilka sponsorer man arbetar med, påverkar bedömningen. Det är också många sponsorer som själva kan vidta åtgärder för att bygga sin image kring hållbarhet. Imagefrågor bör man också diskutera. En del sponsorer vill förknippa hela evenemanget med sin image och sätta ett namn på evenemanget som inkluderar varumärket. Det vanligaste är dock fortfarande att ett idrottsevenemang förknippas med samhället där det äger rum och bl a politiker kan var angelägna om detta. Onekligen skapas mer legacy i ett samhälle av ett lyckat evenemang som förknippas med staden än om evenemanget förknippas med ett varumärke.
Mycket legacy kan skapas i det privata näringslivet och ett samarbete för att finna lösningar som är bra för alla parter blir viktigt. Hotellen kanske bestämmer sig för en utbyggnad och restauranglivet förbereder sig kanske genom investeringar och upprustning som också blir legacy efter evenemanget.
Arbetet med att ställa i ordning de materiella förutsättningarna får emellertid inte överskugga betydelsen av social och kulturell legacy som också måste planeras. Kontakter med pressen formar mycket av eftermälet och en strategi för kommunikation och sociala medier behövs. Många journalister har ett starkt etiskt patos och måste naturligtvis få skriva vad de tycker men de är samtidigt beroende av information och erbjuder på så sätt en kanal för att sända ut budskap. Det faktum att lokalbefolkningen vanligtvis är mycket intresserad av kommande evenemang gör också att det kan bli mycket publicitet kring ett evenemang.
Uppmärksamheten kring ett evenemang bör utnyttjas bl a för att stimulera ungdomen och olika aktiviteter bör planeras i förväg för att t ex få idrottsstjärnor att lova ställa upp. Kontakter med skolan kan ge möjligheter att nå alla ungdomar och förhoppningsvis bli legacy i form av ett viktigt bidrag till att skapa ett integrerat samhälle.
Lokalbefolkningens attityder påverkas oftast positivt om man genomför arrangemang utanför själva idrottsarenan. Det kan vara av typ (en mindre) stadsfestival med möjligheter för barn, ungdomar och amatörer att pröva på idrott och möjligheter att möta idrottsstjärnor på en scen. Prisutdelning kan t ex ske inför alla som (gratis) vill komma till ”festivalen” för att hylla segrarna. Restaurangnäringen kanske också vill bidra med att sätta upp tält och erbjuda möjligheter att äta och dricka på festivalen.